Zojuist hebben jullie de ceremoniemeester bedankt voor de toporganisatie van jullie bruiloft. Wat is het geheel super verlopen! Achteraf horen jullie dat de DJ de kabel van zijn microfoon was vergeten, dat je moeder – tevens getuige – een enorme ladder in haar panty had zitten en dat de fotograaf onderweg naar de bruiloft stil stond met een lekke band. Gelukkig hebben jullie daar tijdens jullie trouwdag totaal niets van gemerkt en een echte topdag gehad! De ceremoniemeester had haar netwerk snel ingeschakeld voor het regelen van een vervangende microfoonkabel, er zat een nieuwe panty voor je moeder in de noodtas en de ceremoniemeester had de manager van de locatie gevraagd om de fotograaf snel op te pikken.
Als bruidspaar draait het tijdens de trouwdag om jullie liefde. Een dag waarop jullie optimaal moeten kunnen genieten. Op deze speciale dag moeten jullie je niet druk hoeven maken over zaken die mis kunnen gaan. Simpel gezegd is het de taak van de ceremoniemeester om ervoor te zorgen dat de trouwdag zo soepel mogelijk verloopt.
Als professioneel ceremoniemeester – tevens weddingplanner – van The Memory Factory zet ik alle mogelijke taken van de ceremoniemeester voor je op een rijtje.
Wie vraag je als ceremoniemeester?
Je kunt natuurlijk je beste vriend(in) of een familielid vragen die organisatorisch zeer goed onderlegd is, overzicht kan bewaren, de leiding neemt en behoorlijk stressbestendig is. Maar vergeet niet; als ceremoniemeester heb je een zeer verantwoordelijke taak en moet je hard werken op jullie dag. Het kan zelfs zomaar zijn dat door al het geregel je ceremoniemeester bijvoorbeeld de trouwceremonie mist. Dat soort mooie momenten wil je toch juist delen met je beste vriend(in) en familie?
Al maanden hebben jullie naar deze speciale dag toegeleefd en er veel tijd en geld ingestopt. Als bruidspaar denk je misschien je vriend(in) of familielid een plezier te doen door ze als ceremoniemeester te vragen, maar zorgeloos genieten van jullie dag zit er voor deze persoon dan niet in. Als beste vriend(in) of familielid van het bruidspaar wil je op jullie dag ook op je mooist voor de dag komen met een mooi jurkje, hoge hakken en mooi opgemaakt. Maar als ceremoniemeester is het verstandiger om praktische schoenen aan te trekken, want jij bent degene die van hot naar her loopt om alles te regelen. Ook zul je aan het eind van de dag er helaas niet meer zo fancy uitzien als de andere gasten omdat jij de gasten in weer en wind verwelkomt. Een wijntje of biertje (of meer) drinken zit er ook niet in, want je moet wel scherp blijven. Met een professioneel ceremoniemeester kun je alle mensen die dichtbij je staan gast laten zijn en hun ook een onvergetelijke dag laten beleven, zonder stress. Dat is wel wat waard toch? Kan ik je helpen? Neem dan gerust eens contact met mij op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
1) Opstellen van het draaiboek
Een aantal weken voor de bruiloft spreekt de ceremoniemeester de bruiloft door met het bruidspaar en verwerkt alles in een draaiboek. Op de dag zelf is de ceremoniemeester het aanspreekpunt voor alle leveranciers en zorgt hij/zij ervoor dat alles volgens het draaiboek verloopt. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan dan probeert de ceremoniemeester dat op te lossen, zonder dat het bruidspaar daarmee belast wordt.
2) Briefen van de leveranciers
De ceremoniemeester neemt contact op met alle leveranciers om te controleren of alle afspraken duidelijk zijn en laat aan hen weten dat hij/zij het aanspreekpunt is voor de dag.
3) Schakel tussen het bruidspaar en de gasten voor het regisseren van speeches en stukjes
Wanneer er stukjes opgevoerd worden is het meestal niet gebruikelijk dat het bruidspaar alle details al weet. Vaak willen de gasten het bruidspaar verrassen. De ceremoniemeester is de schakel tussen het bruidspaar en de gasten. Het bruidspaar bespreekt met de ceremoniemeester wat hun wensen zijn en de gasten die graag iets willen doen hebben op hun beurt contact met de ceremoniemeester.
De ceremoniemeester plant de ‘stukjes & speeches’ in en neemt het op in het draaiboek. Vervolgens communiceert hij/zij naar de mensen die de stukjes uitvoeren door wanneer zij hun act mogen opvoeren.
4) Aankondigen van de speeches en acts tijdens de dag zelf
Alles is inmiddels perfect gepland en georganiseerd. De ceremoniemeester heeft alle stukjes zorgvuldig in het draaiboek opgenomen en de gasten weten dat zij een seintje krijgen wanneer hun act mag beginnen.
Als je stukjes toestaat moet de ceremoniemeester erop toezien dat het voldoet aan de wensen van het bruidspaar en er tijdens de dag en avond op letten of een en ander goed en volgens plan verloopt. Is er afgesproken dat de collega’s 5 minuten een act mogen opvoeren, maar gaat ze daar ruim overheen? De ceremoniemeester kan een subtiele hint geven om af te ronden.
5) Controle op wegomleggingen
Voorafgaand aan de bruiloft controleert de ceremoniemeester de route(s) naar de trouwlocatie om te kijken of er geen wegomleggingen zijn. Bij voorkeur rijd hij/zij een paar dagen voor de bruiloft de route even na om dit te controleren. Het zou zonde zijn als de gasten of – nog erger – het bruidspaar zelf, te laat bij de ceremonie zijn. Indien noodzakelijk informeer je de genodigden over eventuele wegomleggingen.
6) Gasten verwelkomen
Veelgestelde vragen vanuit de gasten zijn “Waar is het toilet? Waar moet ik het cadeau neerleggen? Hoe laat krijgen we precies het eten?” Als ceremoniemeester heet je de gasten welkom, treed je op als vraagbaak en begeleid je iedereen naar de juiste plek.
7) Uitdelen van de corsages
Een corsage – een klein bloemstukje – wordt op de outfit van de belangrijkste gasten van de bruiloft opgespeld. Meestal gaat het om de directe familie, de getuigen, de bruidsmeisjes en eventueel naaste vrienden. De ceremoniemeester zorgt ervoor dat de juiste personen aan het begin van de dag hun corsage opgespeld krijgen.
8) Aanspreekpunt voor leveranciers, gasten en locatie
De ceremoniemeester neemt een paar dagen voor de bruiloft contact op met alle leveranciers om te controleren of alle afspraken duidelijk zijn. Mochten er nog onduidelijkheden zijn dan kunnen die op tijd rechtgetrokken worden. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat je bruidstaart al gesmolten is voordat je hem hebt aangesneden omdat hij te lang heeft gestaan. Het is dus belangrijk dat de patissier op het laatste moment de taart bezorgd of dat deze bewaard kan worden in een gekoelde ruimte. Zorg er sowieso voor dat alle afspraken schriftelijk bevestigd zijn, zodat je de leveranciers eraan kunt houden.
Belangrijk voor de leveranciers is om te weten wie de ceremoniemeester is en hoe zij de persoon het beste kunnen bereiken. Maar andersom ook, als ceremoniemeester heb je de hele dag een leverancierslijst met contactgegevens bij de hand zodat je snel kunt schakelen als er iets mis gaat. Ook de leveranciers hebben een regisseur nodig op jullie bruiloft. Denk aan het personeel dat werkzaam is, maar ook de leveranciers van bijvoorbeeld de styling, de entertainment, de trouwambtenaar en de DJ. Op de dag zelf is de ceremoniemeester het aanspreekpunt voor alle leveranciers en zorgt hij/zij ervoor dat alles volgens het draaiboek verloopt.
9) Muziek, ringen en eventueel papieren voor ceremonie bewaren
Diverse noodzakelijke items voor de trouwdag – zoals een USB-stick met muziek voor de openingsdans, de ringen en eventueel papieren – worden door de ceremoniemeester bewaard. De ceremoniemeester zorgt ervoor dat deze op de juiste momenten bij de juiste personen terecht komen.
10) Gasten naar hun plaatsen begeleiden
Voor de trouwceremonie en het diner worden er vaak stoelindelingen gemaakt. De ceremoniemeester zorgt ervoor dat de plaatsen aangewezen worden. Ook voor het begeleiden van eventuele verplaatsingen zorgt de ceremoniemeester.
11) Instrueren van de getuigen en de bruidskinderen
De ceremoniemeester zorgt er, zowel vooraf als tijdens de bruiloft, voor dat de getuigen en bruidskinderen goed geïnstrueerd en begeleid worden. Wat wordt er precies van hen verwacht? Wanneer moeten ze hun taken uitvoeren?
12) Begeleiden van de fotoreportage en familiefoto’s
Wil je een foto met alleen je broers en zussen, één met alle daggasten en één met alleen de getuigen? Denk van tevoren na over de groepsindelingen en laat de ceremoniemeester dit coördineren om iedereen op het juiste moment voor de camera te krijgen.
13) Beheren van het gastenboek en de cadeautafel
Mooie gelukwensen zijn natuurlijk super, maar hoe zorg je ervoor dat iedereen aan het eind van de dag/avond ook daadwerkelijk iets opgeschreven heeft? De ceremoniemeester is verantwoordelijk voor het gastenboek. Hij/zij attendeert de gasten erop om iets in het gastenboek te schrijven. Deze persoon kan bij het boek zelf staan en/of wat later op de avond alle gasten even langs gaan om hen er vriendelijk aan te herinneren hun wens op te schrijven.
Ook regelt de ceremoniemeester dat alle cadeaus en persoonlijke eigendommen weer bij het bruidspaar terecht komen.
14) Moment van de openingsdans regisseren met de DJ
De openingsdans wordt doorgaans binnen een half uur na de aanvangstijd van het trouwfeest uitgevoerd. Soms komt het bruidspaar ook daadwerkelijk op om de openingsdans direct te doen. De ceremoniemeester stemt vooraf met de DJ af welk nummer gespeeld moet worden en zorgt er indien nodig voor dat de juiste muziek aangeleverd wordt. Tijdens de avond zelf geeft de ceremoniemeester op tijd een seintje aan zowel de DJ als het bruidspaar dat het tijd is voor de openingsdans.
15) Moment van het bruidsboeket gooien regisseren
Tijdens veel bruiloft is het traditie dat de bruid het bruidsboeket over haar schouder naar achteren gooit richting alle vrijgezelle dames. De persoon die het bruidsboeket vangt zou de eerstvolgende zijn die gaat trouwen. Aan de ceremoniemeester de taak om alle ongehuwde dames bij elkaar te roepen voor het vangen van het bruidsboeket.
16) Klaarleggen van de bedankjes
En last but not least… zorgt de ceremoniemeester ervoor dat de bedankjes voor de gasten op tijd en in het zicht klaar liggen. Wanneer de gasten vertrekken kunnen zij dan een bedankje meenemen.
