Volgende week zaterdag is de grote dag, jullie gaan trouwen! Samen met de ceremoniemeester nemen jullie de trouwdag en de op- en afbouw nog een laatste keer door. Gelukkig hebben jullie een prachtig draaiboek waarin het programma en de benodigdheden gedetailleerd zijn opgenomen en alle leveranciersgegevens staan vermeld. Als de dag er net zo mooi uit ziet als het draaiboek dan wordt het 100% zeker een geweldige bruiloft!
Het draaiboek is het belangrijkste document voor iedereen die betrokken is bij de organisatie van jullie bruiloft. Met een goed draaiboek zorg je ervoor dat de betrokkenen weten wat er komen gaat en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Belangrijk is dat het draaiboek overzichtelijk, begrijpelijk en informatief is. Lees snel verder want als weddingplanner van The Memory Factory heb ik alle ins en outs voor je op een rijtje gezet.
Waarvoor gebruik je een draaiboek?
Het draaiboek is een hulpmiddel bij de uitvoering van jullie bruiloft. Met een draaiboek weet de ceremoniemeester precies wanneer welke activiteit gepland staat en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Daarnaast is het draaiboek ook handig om te gebruiken als een soort checklist vooraf. Als je op tijd begint met het opstellen van het draaiboek krijg je een goed overzicht van hoe ver je bent met de organisatie van jullie bruiloft en of de tijdsindeling klopt. Je weet wat er gedaan is en wat er nog moet gebeuren.
Hoe ziet een draaiboek eruit?
Zorg ervoor dat jullie draaiboek bestaat uit de volgende onderdelen;
- Een algemeen deel
- Het programma
- Een lijst van benodigdheden en materialen
Het algemene deel
In het algemene gedeelte van het draaiboek vermeld je:
- Het kernprogramma met de begin- en eindtijden en beknopt de programmaonderdelen en de locaties.
- De contactgegevens van de partijen die direct betrokken zijn bij de bruiloft, waaronder alle leveranciers, entertainment en de locatie. Tip! Zorg ervoor dat je – naast de gebruikelijke vaste telefoonnummers – ook de mobiele nummers opneemt waarop de contactpersonen tijdens jullie trouwdag bereikbaar zijn. Alleen een vast telefoonnummer van een leverancier met openingstijden van maandag tot vrijdag, is niet zo handig als jullie bruiloft op zaterdag is.
Het programma
Dit is de uitgebreide beschrijving van het programma. Voor elk programmaonderdeel geef je aan:
- Begin- en eindtijd
- Omschrijving van de activiteit
- Locatie
- Verantwoordelijke
- Leverancier
- Aantekeningen
Zorg dat je deze onderdelen in een schematische tabel weergeeft, zodat alle betrokken in één oogopslag kunnen zien wat er op welk moment van de dag gedaan moet worden en of alles volgens schema verloopt.
Benodigdheden en materialen
Maak vooraf een overzichtelijke lijst met alles dat je tijdens de bruiloft nodig hebt, zodat je niks vergeet. Denk aan de corsages, de trouwringen, de noodtas, etc.
Opbouw en afbouw
Naast het programma voor de grote dag zelf is het ook handig om een draaiboek te maken voor de opbouw en afbouw. Denk bij de opbouw aan het gereed maken van de trouwlocatie(s), de aankleding van de locatie(s), de voorbereidingen voor de catering etc. Bij de afbouw kun je denken aan het opruimen van de locatie(s), het terugbrengen van gehuurde materialen, etc.
Beeld: Martijn van Pieterson Fotografie
Wat staat er in jullie draaiboek?
Denk bij de invulling van het programma van jouw draaiboek onder andere aan de volgende onderdelen;
Ochtendprogramma:
- Opstaan en douchen
- Ontbijten
- Visagie en haar
- Aantrekken van de trouwjurk / het trouwpak
- Styling van de locatie
- Neerzetten van bewegwijzering
- Stoelindeling voor trouwceremonie in orde maken
- Ophalen van het bruidsboeket en de corsages
- Vervoer naar de bruid / bruidegom
- De “eerste ontmoeting” van het bruidspaar
- Trouwshoot
- Vervoer naar de trouwlocatie
Middagprogramma:
- Aankomst bij trouwlocatie
- Uitdelen van de corsages
- Gasten naar hun stoel wijzen
- Ceremonie (wanneer wordt welke muziek afgespeeld, wie komt wanneer op met wie, wie brengt de ringen, etc.)
- Receptie / borrel
- Lunch
- Trouwshoot
- Aanleveren en opbouwen / klaarzetten van de bruidstaart
- Aansnijden van de bruidstaart
- Toast
- Speeches
- Diner met daggasten
- Klaarzetten licht en geluid en opbouw DJ / Band
- Rustmoment & opfrissen
Avondprogramma:
- Gastenboek en cadeautafel gereed maken
- DJ / Band start met spelen
- Felicitaties van de avondgasten
- Openingsdans
- Stukjes & acts
- Gooien van het bruidsboeket
- Rondgaan met snacks
- Bedankjes klaarleggen
- Einde trouwfeest
- Vervoer naar huis of andere locatie
- Cadeaus verzamelen en zorgen dat die bij het bruidspaar terecht komen
Een perfect draaiboek voor jullie bruiloft?
Kunnen jullie wel wat hulp gebruiken bij het opstellen van het perfecte draaiboek voor jullie bruiloft? Als weddingplanner van The Memory Factory heb ik ruime ervaring bij het opstellen van draaiboeken voor bruiloften en andere evenementen.
Ik zorg dat ik alle onderdelen van jullie bruiloft van A-Z verwerk in een draaiboek. Hierin is te vinden wie wanneer waar moet zijn, wat we daar gaan doen en of er nog bijzonderheden zijn. Als ceremoniemeester kan ik vooraf ook het draaiboek doornemen met de aanwezige leveranciers en de gemaakte afspraken checken. In het gehele traject onderhoud ik continu contact met jullie en betrek ik jullie bij de organisatie. Jullie bepalen, ik voer uit!
Neem gerust eens contact met mij op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Beeld: Martijn van Pieterson Fotografie
