Stap 1: Kennismakingsgesprek

Als wedding & event planner vind ik het belangrijk om jullie goed te leren kennen en uit te vinden wat jullie wensen en verwachtingen zijn ten aanzien van jullie bruiloft of event. Dit doe ik onder andere door het stellen van vragen en jullie vooral veel te laten vertellen. Wat mij echter uniek maakt als weddingplanner & event planner is dat ik wat dieper in ga op wat jullie nu daadwerkelijk gelukkig maakt. Ik neem jullie terug naar jullie mooiste momenten in jullie leven. We gaan herinneringen ophalen, zodat jullie nieweu herinneringen kunnen gaan maken!

Wil je een zakelijk event organiseren? Dan ga ik graag in gesprek over onder andere de doelen die zijn behaald en de zaken waar jullie trots op zijn. Dit laat ik terug komen op het event, zodat het een event wordt wat echt bij jullie als bedrijf past en waar klanten jullie ook in herkennen.

Stap 2: Creëren van uniek concept

Tijdens het kennismakingsgesprek heb ik aantekeningen gemaakt van o.a. jullie wensen, verwachtingen en mooiste herinneringen. Hebben we een klik en willen jullie weten wat ik voor jullie kan betekenen? Dan werk ik alles uit in een concept: een unieke en creatieve daginvulling welke in het teken staat van jullie mooiste herinneringen. Jullie hebben tijdens het kennismakingsgesprek aangegeven wat jullie budget is, dus ik maak direct een voorlopige begroting op om te zien of al jullie wensen ook daadwerkelijk in jullie budget passen. De daginvulling verwerk ik samen met wat sfeerbeelden in een offerte, zodat jullie een goed beeld krijgen hoe de dag eruit kan komen te zien wanneer The Memory Factory deze voor jullie organiseert.

In het vervolggesprek bespreken wij de offerte waarin mijn rol als weddingplanner ook staat beschreven. Ik kan voor jullie alles uit handen nemen, maar ook specifieke onderdelen van de organisatie. Dit is aan jullie!

Stap 3: De tofste en beste leveranciers zoeken

Wanneer jullie akkoord zijn, ga ik de juiste leveranciers zoeken die passen bij het concept. Denk hierbij aan de trouwlocatie en/of feestlocatie, trouwvervoer, catering, fotograaf, entertainment, styling, overnachting, bedankjes. Ik onderhandel voor een scherpe prijs en ben, als jullie mij ook inhuren als professioneel ceremoniemeester, zowel in het voortraject als op de dag zelf het aanspreekpunt voor de leveranciers. Daarbij zorg ik dat ze goed op de hoogte zijn van al jullie wensen en vooraf goed geïnformeerd zijn over wie, wat, waar, wanneer moet zijn. Jullie ondertekenen de contracten van de leveranciers en zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van de facturen. Echter, ik bewaak jullie budget, doordat ik een begroting maak waar ik jullie uitgaven in bijhoud. Zo hoeven jullie je geen zorgen te maken dat jullie je budget overschrijden. Wanneer blijkt dat een post hoger uitvalt dan vooraf geschat is, zal ik met jullie in overleg treden om te beslissen of jullie voor de duurdere optie willen gaan of naar een alternatief willen kijken.

Stap 4: Opstellen draaiboek

Ik verwerk alles van A-Z in een draaiboek. Hierin is te vinden wie wanneer waar moet zijn, wat we daar gaan doen en of er nog bijzonderheden zijn. In het gehele traject onderhoud ik continu contact met jullie en betrek ik jullie bij de organisatie. Jullie bepalen, ik voer uit!

Stap 5: De rol van ceremoniemeester

Ik zorg ervoor dat jullie en de gasten een onvergetelijke dag beleven en niks te kort komen. Als professioneel ceremoniemeester coördineer ik de gehele bruiloft. Voorafgaand aan de bruiloft schakel ik met jullie gasten voor bijvoorbeeld hotel- en parkeeradvies, stukjes, speeches, gezamenlijke cadeaus of vragen. Op de dag zelf ben ik het aanspreekpunt voor leveranciers en zorg ik dat alles volgens planning verloopt. Mocht het onverwacht mis gaan, dan los ik dit ook op. Ik ben aanwezig als gastvrouw en verwelkom jullie gasten, treed op als vraagbaak en begeleid ze naar hun plek. Kortom, iedereen kan optimaal genieten en mooie herinneringen maken op jullie dag.

Op jullie trouwdag zul je mij zien met het draaiboek in mijn hand om ervoor te zorgen dat alles soepeltjes en op de geplande tijd verloopt. Bij dit draaiboek is altijd de leverancierslijst en gastenlijst inclusief contactgegevens toegevoegd, mocht er toch onverhoopt iets mis gaan en ik snel moet kunnen schakelen. Ik heb ook altijd mijn weddingplannerskoffer bij me met wat spullen die altijd handig zijn om bij de hand te hebben, denk aan tissues, een vlekkenverwijderaar, een ehbo-koffertje, naaisetje, deo, een flesje water, etc. Hoef je daar zelf niet aan te denken!

Vaak neem ik tijdens de dag zelf een assistent mee die mij assisteert gedurende de piekmomenten, aangezien bij de meeste bruiloften de dag zich afspeelt op meerdere locaties. Denk aan de opvang en begeleiding van jullie gasten op de ene locatie, terwijl jullie elkaar voor het eerst zien en met bijzonder trouwvervoer begeleid worden naar de trouwlocatie.

Stap 6: Evaluatie

Klanttevredenheid staat bij mij hoog in het vaandel. Niks is mooier dan een dag organiseren waarbij er alleen maar blije gezichten zijn en waar mensen nog lang aan terug denken. Ik evalueer altijd graag zowel met jullie, als met de leveranciers. Jullie feedback geeft mij inzicht in wat heel goed gaat, maar ook waar eventuele verbeterpunten liggen. Met deze verbeterpunten kan ik vervolgens weer aan de slag.  Ik zou het leuk vinden als jullie anderen willen inspireren door jullie herinneringen en ervaringen te verwoorden in een paar zinnen, zodat ik deze als referentie op mijn site kan plaatsen.